IT TREND BLOG働き方改革で生産性向上を実現させるIT法用法

  • 更新日:2019年12月10日
  • 業務効率化
  • 生産性向上
  • IT活用

超少子高齢化が進む日本において、今後、生産年齢人口(15~64歳)は今以上に減少の一途をたどることが予測されています。そのため仮に現在、売上高が増加していたとしても、将来的に今と同じ売上高を維持することは非常に困難です。そこで重要になってくるのが業務の効率化です。無駄を省いて生産性向上を果たすことが、少ない人数であっても、社員に大きな負担をかけることなく売上を維持するポイントです。そこで、ここでは将来的な人手不足を見越したうえでの生産性向上の方法を考えていきましょう。

生産性向上が喫緊の課題となる日本の今

生産性向上が喫緊の課題となる日本の今 イメージ

国立社会保障・人口問題研究所が公開している日本の将来推計人口(2017年推計)によると、生産年齢人口は1995年の8,726万人をピークに減少に転じ、2015年には7,728万人となっています。そして将来的には、2029年に7,000万人を、2040年に6,000万人を、2056年には5,000万人を割り、2065年には4,529万人になると予測されています。
今後、人口の減少がこの予測どおりに進んでいけば、日本のほとんどの企業で人手不足が常態化することになり、今以上の長時間労働による生産性の低下は避けられません。こうした事態を防ぐには、今と同じ業務形態を持続させるのではなく、一刻も早くロボットの導入やシステムの自動化などで現在の働き方を変えて生産性向上を行うことが必要となります。

生産性向上はIT活用で実現できる

来る生産年齢人口の減少に備えて生産性を上げるために、企業は何をすべきなのでしょうか。2018年4月に東京商工会議所が発表した「中小企業の経営課題に関するアンケート調査結果」によると、生産性向上に効果のあった取り組みは、「設備投資」が1位で28.3%、2位が「ITの利活用」で26.8%となりました。
この2つの施策は、すでに取り組んでいる施策としては11位と9位であり、それほど高い順位ではありません。しかし実際に効果があった施策として1位、2位となっていることから、生産性向上に高い効果があると多くの企業で実感していることが分かります。
特に「ITの利活用」は、今後人手不足が常態化したとしても現在の働き方を変え、生産性の向上を実現する効果があるといわれています。それは、クラウドやモバイル端末の活用で、どこでもいつでも仕事ができるようになることに加え、業務の属人化をなくすことが可能だからです。
例えば、これまでベテラン社員が手作業で行っていた業務の自動化を進めたりペーパーレスを進めることで、いつどこにいても瞬時に情報共有できるようにする。このようにITを活用することで業務の属人化を防ぎ、効率をアップすることができるようになります。さらにクラウドならば、これらのツールを、オンプレミスに比べ初期投資や運用コストを抑えて導入できます。

生産性向上のために気をつけるポイント

生産性向上のために気をつけるポイント イメージ

業務効率化を果たし、人手不足の解消にも貢献するITの利活用。しかしITを導入したからといって必ずしも成果を上げられるわけではありません。ITを導入・活用するうえでは、次の2点について注意する必要があります。

  • テレワークも含め新たな就業規則の制定

  • 部門やチームに応じたIT活用

モバイルの活用やテレワークの導入で、いつでもどこでも業務を行うことが可能になります。しかし、そうなると労働時間や労働災害、人事評価制度などにおいて、これまでの就業規則では対応できないものも増えてきます。この部分を曖昧にしてシステムだけを導入すると、後々、大きなトラブルに発展するリスクがあります。こうしたリスクを回避するには、システムの導入と同時に就業規則の見直しや改定を行います。そうすることで、スムーズな移行が可能になります。

また、ITの導入は部門やチームによって必要なものが違います。それぞれの部門、チームの特性を理解せずに全社統一のIT導入をすれば、かえって非効率になる場合もあります。そうした事態になるのを避けるには、現場の意見をしっかりとヒアリングし、それぞれにとって必要なITツールの導入を検討しなければなりません。

セキュリティにも配慮したうえで効果的なIT導入を

上述したような仕事環境を実現するには、まず、自社のIT環境がどのようになっているのかを見直す必要があります。ポイントはオンプレミスからクラウドへの移行やネットワークの見直しを検討し、運用コストを削減すること。同時に、RPA(ロボティックプロセスオートメーション)やERP(エンタープライズリソースプランニング)などの導入で業務を自動化し、生産性を上げることです。
ここで注意すべきはセキュリティです。マルウェア感染やWebサイト改ざんといったサイバー攻撃の脅威が高まっている現在の状況では、セキュリティ面に不安のあるクラウドの導入に二の足を踏んでしまうといった企業も少なくありません。しかし自社内にサーバを置くよりも、常に最新のセキュリティ環境を維持するクラウド環境のほうが安全性は高いうえ、管理を行う人的コストの削減にもつながります。信頼できるクラウド環境を選択し、セキュリティに十分な配慮をすれば、IT導入は運用コストを抑えつつ、生産性を上げるうえで大きな役割を果たすのです。