IT TREND BLOGサテライトオフィスを成功させる!
導入時に検討すべき4つのポイント

  • 公開日:2018年3月22日
  • サテライトオフィス
  • 働き方改革

働き方改革を推進する一つの手段として注目されている「サテライトオフィス」。地方勤務希望者の採用力強化やBCP(事業継続計画)対策、介護離職の防止とさまざまなメリットがある一方で、生産性低下といったデメリットもあります。今回は、実際にサテライトオフィスを導入する際にチェックしておきたい4つのポイントを、企業の導入事例を踏まえながらご紹介します。

ポイント1:サテライトオフィス勤務対象者の選定

サテライトオフィス勤務対象者の選定 イメージ

サテライトオフィスにどの社員を勤務させるか、対象者はサテライトオフィスを導入する目的によって決定します。ポイントは、対象者の業務内容も加味すること。なぜなら、業務内容によっては、本社勤務や在宅勤務が適している場合もあるからです。
例えばA社は、働き方を新しいものに変えていくための施策の一つとして、サテライトオフィスを徳島県に設置しました。しかし、徳島県ののんびりした生活になじみすぎたことで、営業チームの仕事効率が低下。結局、移住後約半年で、営業チームを東京に戻すという結果になってしまいました。その一方で、エンジニアは現在も常駐しています。それは、クリエイティブに集中できる環境を提供できているからです。
このように、サテライトオフィス導入の目的が達成できるかどうかは業務内容によって異なります。ですから、対象勤務者を選定する際は、業務内容がサテライトオフィス勤務に適しているかどうかをよく検討する必要があります。

ポイント2:サテライトオフィスを開設する地域

サテライトオフィスを開設する地域は、「都市型」「郊外型」「地方型」の3つに大きく分類できます。それぞれの地域の特徴とデメリットをみていきましょう。

  • 都市型サテライトオフィス

    都市型サテライトオフィスのメリットは、外回りの営業社員などが帰社せずとも仕事できる環境を整えられる点です。また、本社とは別の機能を持たせることで、職種・部署を越えたコミュニケーションの活発化が期待できます。
    一方、デメリットは、社員がどこで働いているのかを把握することが難しくなる点です。勤怠管理の方法を新しく模索するか、信頼して任せるかを含めて検討しましょう。

  • 郊外型サテライトオフィス

    郊外型サテライトオフィスのメリットは、ベッドタウンから通勤する社員に対して、通勤時間が短縮できることです。これは、子育てや親の介護に忙しい社員の離職防止にもつながります。
    一方、デメリットは、コミュニケーションが遠隔で行われることにあります。気軽な相談が行われにくくなるため、コミュニケーション不足が課題になる可能性があります。

  • 地方型サテライトオフィス

    地方型サテライトオフィスのメリットは、クリエイティブな職種の社員に対して集中できる環境を提供することができる点です。これは、ライフスタイル重視の働き方を好む傾向にある、若手の雇用促進にもなるでしょう。また、二地域就業によるBCP(事業継続計画)としても注目されています。
    一方、デメリットとしては、地方は都心に比べて勉強の機会が少ないため、積極的に自ら最新の情報をキャッチアップできる社員でないと学習機会が低下するおそれがあります。また、のどかな環境で働くことで、スピード感や競争心が薄れてしまい、生産性が低下するおそれもあります。

ポイント3:遠隔地でもスムーズに業務を進められる企業文化

遠隔地でもスムーズに業務を進められる企業文化 イメージ

数の拠点を設けるということは、遠隔でのコミュニケーションが増えるということです。その際に大切なのは、日々の報連相や会議、勤怠管理など、遠隔地でもスムーズに業務を進められる仕組み作りです。
ただし、単に仕組みを作っただけではうまくコミュニケーションが機能しない可能性もあります。遠隔でのコミュニケーションを機能させるには、新しい仕組みやツールを理解し、おのおのが「お互いのコミュニケーションをより良いものにしていく」という意識を持てるか、そういう企業文化を醸成できるかが重要となります。
例えば、ビジネスアプリケーションを提供するB社には、もともと家族のような関係性で、同じ志を持って物事を実行する企業文化があります。
その同社が和歌山県にサテライトオフィスを設置したところ、導入後半年で商談件数20%増、契約金額31%増という大きな成果を成し遂げました。これは、お互いの人間性を理解しあい、「私がチームのために貢献できることは何か?」と考え実行する企業文化があったからです。

ポイント4:遠隔コミュニケーション活発化におけるセキュリティの担保

サテライトオフィスの導入により、遠隔コミュニケーションが増えるうえで課題となるのが「セキュリティの担保」です。自社のオフィスで仕事するのと同じようにセキュアかつ安定したネットワーク環境がなければ、社員は安心して仕事に取り組むことができません。
株式会社IIJグローバルソリューションズでは、ビデオ会議やインスタントメッセージ、プレゼンス機能など、サテライトオフィスの導入に必要なネットワーク環境をクラウド型で提供しています。しかも、ビデオ通信はすべて暗号化されており、Web会議のように資料やデータがクラウド側に残りません。これならば、機密性の高い重要な会議にも安心して利用できます。
セキュリティが担保された状態で、時間や場所を選ばずに必要な相手とスムーズにコミュニケーションが取れる環境を整えることは、サテライトオフィスを導入するうえでは必須といえます。

サテライトオフィスは、働き方改革の有効な手段

サテライトオフィスを有効活用することができれば、業績アップのみならず、社員の離職防止や地域活性化への貢献など、大きなメリットを享受できます。上述した「勤務対象者の選定」「サテライトオフィスを開設する地域」「遠隔地でもスムーズに業務を進められる企業文化」「遠隔コミュニケーション活発化におけるセキュリティの担保」の4つのポイントに注目しながら、サテライトオフィス導入を成功させましょう。