IT TREND BLOGリモートワークで気をつける「オンライン3密」とは

  • 公開日:2020年4月15日
  • リモートワーク
  • セキュリティ対策

政府による緊急事態宣言が発令され、リモートワークを取り入れる企業は増加しています。しかし、「早急にリモートワーク導入」や「とりあえずリモートで業務継続」、「一部リモートワークで対応」など安易にリモートワークを導入すると様々な問題が起こりえます。
では、リモートワーク開始後は何に気をつけないといけないのでしょうか。今回はリモートワークでこそ気を付けるべき時間管理、コミュニケーション、セキュリティの3点を「オンラインで守るべく3密」としてご紹介します。
現在リモートワークを検討している企業の方も、これからの事業継続のために重要なことなので是非ご注意ください。

仕事の密度を調節する時間管理

仕事の密度を調節する時間管理 イメージ

これまで満員の通勤電車に揺られて朝9時に出社して終業時間になると帰宅するというルーチンで仕事をしていた人にとって、いきなりのリモートワークという変化に柔軟に対応できる人とそうでない人がでてきます。リモートワークに移行した場合、まずは自分自身の仕事の進め方を見直した時間管理を実践しましょう。

リモートワークになると普段会社のオフィスで仕事をすることと一番変化する点は「環境」です。
慣れない環境において作業するということと、周りからの不意な声かけなどのノイズが減るという点で集中力が高まる傾向にあります。初めてリモートワークを行う方はその環境の変化が新鮮に感じられて作業がぐんぐん捗り、「もっと早くリモートワークをしていればよかった」と思う人も多いでしょう。
しかしながら数日、1週間、と日が経つと気をつけなければいけないことがあります。

  • 集中して自分の作業をする時間を確保する

    最初は楽しく密度の高い作業を行えていたとしても、その環境に慣れてくると必ずだらけてしまうタイミングがあります。オフィスでは周囲のノイズによってメリハリをつけて改めて集中力を高めることもできますが、自分一人しかいない環境では自ら集中力をコントロールできる環境を作らなければいけません。また逆に、集中できる環境であるがゆえに休憩もとらずに働き続けてしまう人もいます。自宅で作業する場合には、より高い自己管理力が求められます。

  • リモートワークでの効果的な働き方を意識する

    仕事内容は変わっていないのにリモート環境ではチーム連携やプロセスよりも成果のほうが可視化しやすいため、どのような形で可視化するか話し合えていないまま急に成果だけを求められ疲弊してしまう場合もあります。オフィスでなら仲間や上司とのおしゃべりも円滑に仕事を進める上で重要な時間であったのに、適切な休憩を取ることにも罪悪感を感じてしまう人もいるかもしれません。リモートならではの一番効果的な仕事の進め方を決める適応力が必要です。

  • 会社の協力と家族の理解をもらう

    仕事をするうえで会社からの協力は非常に重要です。環境が変わることで働き方の何が変化し、それに対してどう対処するのがいいのか自分自身のルールを作り、チームや上司としっかり話し合ってください。
    また在宅でリモートワークをする場合、自分一人ではなく家族の生活にも影響を及ぼしています。業務に集中したいタイミングや会議の時間、業務を終了する時間などを家族と事前に共有するなど、日頃から家族とのコミュニケーションも大切にしましょう。

密なコミュニケーションのために

出張や社外の打ち合わせの時にPCを持参するのはお客様への説明資料や、移動時の業務メールのやりとりのためでしょう。この環境を「リモートワークができている」としてそのまま終日在宅勤務を開始するとどうなるのでしょうか。「密なコミュニケーション実現」について考えてみましょう。

  • 雑談も大切なコミュニケーション

    近くに座っていれば気軽に声をかけて相談できることもリモートワークになってしまうとなかなか連絡をかけにくくなり、誰が何をしているのか見えなくなります。普段より意識してチャットやブレークアウトセッションなどチーム内での交流を意識して活性化しましょう。利用するコミュニケーションツールがバラバラな場合、コミュニケーションの分断に一役買ってしまうので、社内で使用するツールと利用ルールを決めることをお勧めします。

  • できるだけ顔を合わせて会議する

    電話による音声だけの会議では限界があります。複数人での会話となると発言者の顔や資料共有をするためにWeb会議の仕組みが必要になるでしょう。同時に複数人が話すと音が割れたり、人によって発言内容が聞き取りにくかったりするなど物理的に集まる場合とまったく同じことが実現できるわけではありません。重要な会議では会議の目的を明確に決め、気持ちよく進めるための工夫が必要です。

  • 顧客との打ち合わせはより臨場感を

    これまでは客先に訪問していましたが、ソーシャルディスタンシング(社会的距離戦略)のためにお客様ともオンラインでのコミュニケーションが必要になってきます。しかし実は許可されたWeb会議ツールは社内利用限定という企業も多く、社外のお客様やパートナーとの打ち合わせ方法について解決していないということも少なくありません。お客様とのコミュニケーションをどうするかをしっかり決めてリードすることでお客様に安心感を与えるメリットもあります。

【ホワイトペーパー】働き方改革に必要なコラボレーション環境

機密情報のやりとりは安全ですか

機密情報のやりとりは安全ですか イメージ

社内にアクセスする際はVPN接続はできていても、インターネット上にあるクラウドサービスにアクセスする場合の接続ルールは大丈夫でしょうか。お客様とのWeb会議ではどれくらいセキュアな通信環境で話をしているか理解していますか。

  • パソコンのセキュリティ

    従業員にリモートワークをさせる際、社内で利用しているPCをそのまま自宅に持ち帰りしていますか。そのPCは社外持出しを想定した暗号化やID管理がなされているでしょうか。またはPCの持ち出しが出来なかったり、デスクトップ型だという理由などでBYOD(Bring Your Own Device)として個人の端末で業務許可をしていたりするでしょうか。このような場合、何がコントロールできていれば利用可とするのかの基準が必要です。

  • 通信のセキュリティ

    社内から社外、そして社外から社内への通信についてのセキュリティルールはどのようになっているでしょうか。クラウドサービスを利用している場合、社内ネットワークを介さずに直接インターネット経由でアクセスしていませんか。
    重要な情報であれば、クラウド上のデータへも必ずVPNを通すよう徹底する必要があります。従業員へのセキュリティ教育を行うことも大切ですが、最初からVPN経由でなければアクセスできないように制御することが企業の情報システム部門として正しいのではないでしょうか。

    【ホワイトペーパー】テレワークに耐えられる?リモートアクセス見直し 3つの重要ポイント

  • ソフトウェアのセキュリティ

    リモートワークにおいて必要になるソフトウェアの代表として、Web会議ツールが必須となると思います。しかし社内でも利用するツールを決めていなければチームや人によって利用する製品やバージョンが異なっていることも往々にして存在します。お客様やパートナーから提示されたWeb会議ツールは、貴方の会社のセキュリティ基準を満たしているか確認が必要です。

リモートワークによる業務継続を成功させるためには

オフィスに集まる環境から自宅で働くという環境に変化すると、これまで見えていなかった課題が浮き彫りになります。従業員一人一人の健康管理は最優先であることはもちろん、これまでと違った業務の進捗管理、コミュニケーションの取り方、マネジメントの仕方など、その環境の変化に合わせてルールも変えていかなくてはなりません。オンラインはオフラインとは事情が違います。通常と全く同じプロセスをオンラインで実現するのではなく、オンラインで同じ結果を出すためのプロセスやルールの工夫が必要になります。そこの見極めができれば、むしろオンラインのほうが効率が良く、将来的にも効果の高い働き方改革の実現に繋がります。